Автоматизация бизнес процессов

Структурирование и автоматизация бизнес-процессов необходимы для развития и успешной работы современной компании. Появляется все большее количество различной литературы, посвященной процессному способу управления компаниями.

Развитие информационных технологий в последнее время достигло колоссальных размеров. Динамичное развитие современного бизнеса и конкурентная борьба привели к погоне за новейшими информационными технологиями.

Автоматизация бизнес-процессов актуальна как для повышения эффективности бизнеса в коммерческих структурах, так и в государственных учреждениях.

Сейчас повсюду происходит внедрение информационных систем и автоматизации управления. Это является разумным и даже необходимым методом для ускорения бизнес-процессов, снижения транзакционных издержек, приведения к сбалансированному соотношению между полномочиями и ответственностью подчиненных и партнеров по бизнесу. Кроме того, автоматизация управления берет на себя функцию контроля, тем самым не требуя постоянного вмешательства и не отвлекая руководство компании от важнейших стратегических задач.

Для достижения предприятием высокого уровня конкурентоспособности процессное управление необходимо. Ведь отсутствие на предприятие структуры, работающей как единый отлаженный механизм, может привести к финансовому краху компании. Регулируется процессная структура как формальными и юридическими отношениями, так и взаимоотношениями между людьми.

Для успешной работы автоматизированной системы управления необходимо обеспечение информацией. К ней относятся нормативно-справочная, технико-экономическая информации, форма организации и подачи данных в системе, в том числе формы документов и протоколов, видеограмм.

Одной из важных тенденций современного бизнеса является рост значимости нематериальных активов, которые считаются показателями качества бизнеса. К качественным показателям можно отнести в первую очередь – квалифицированный и грамотный персонал, имидж компании, лояльное отношение клиентов. Необходимо правильно урегулировать взаимоотношения с заказчиками и поставщиками.

Необходимо помнить, что система автоматизации бизнес-процессов все же является лишь инструментов для эффективного управления в руках грамотного руководства.

При ошибочном принятии решений руководителями, неверно выбранной стратегии развития компании, даже вложение крупных инвестиций в информационные технологии не может послужить достаточным условием для эффективного функционирования предприятия. Магического решения всех проблем компании при помощи автоматизации не случится, поэтому необходим прагматичный и осмысленный подход к внедрению и использованию информационных технологий.

Практика показывает, что фанатичный подход к идее тотальной автоматизации не дает положительных результатов. Для начала нужно ранжировать процессы по степени их влияния на работу компании, на достижение главных стратегических целей, поставленных на этапе стратегического анализа. Необходимо устанавливать персональную ответственность за процесс, правильно сформировать модель мотивации для всех участников процесса.

Традиционным способом автоматизации бизнес-процессов является разработка или приобретение уже готового прикладного программного обеспечения. Но на практике во время применения прикладных программ, при внесении даже небольших изменений в схему бизнес-процесса возникают сложности, что требует перепрограммирования. А на это тратится много времени. В результате прикладные программы не обновляются с той скоростью, которой требует развитие бизнеса. Поэтому, при выборе продукта автоматизации, нужно сразу оценивать его возможности. Важным моментом в программе является возможность проектирования бизнес-процессов непосредственным прикладным специалистом, без помощи программиста. Обязательно должен присутствовать «персональный список задач» для конкретных пользователей. В программе должна вестись и накапливаться статистика параметров выполнения бизнес-процессов, таких как продолжительность, интенсивность, нагрузка на специалистов и количество всех выполненных заданий.