Зачем нужно управление проектами?

Зачем нужно управление проектами? Что такое проект?

Проекты существуют с тех пор, как существуют сами идеи. Возведение пирамид в Древнем Египте или изобретение алфавита в античной Греции – события значительной величины, инновационности и существенных физических или умственных затрат – могут быть названы успешными историческими проектами. Сегодня мы встречаемся с проектами во всех областях – научных исследований, культуры, политики и даже частной жизни. Такие начинания, как строительство трассы ICE, возвращение рыси в Баварские леса или частное домостроительство, являются проектами, сколь различным ни было бы их содержание. На предприятии проектами провозглашаются чаще всего заказы от клиентов – крупные, инновационные и особо значимые. Но проекты совсем не обязательно должны быть связаны с внешними заказами. Проектный характер могут иметь и внутренние инновационные начинания, например, введение новых программ для сетевого использования или включение в сферу внимания PR-отдела ресурсов Интернета.

Общепринятое определение проекта

Общим для всех этих начинаний является то, что они преследуют некую инновационную цель и характеризуются широкой постановкой проблемы. Как правило, поставленную задачу можно решить лишь на междисплинарном уровне и за пределами привычных производственных процессов. Издержки на проект могут быть существенными, их реализация может быть связана с высокими расходами и привлечением многих сотрудников. Но никто не будет продолжать инвестировать силы и средства в проект, если от него нет никакой отдачи, поэтому проекты, во-первых, привязаны к ограниченным финансовым и кадровым ресурсам, а во-вторых, подлежат контролю издержек и прибыли. И, в-третьих, надо добавить, что хорошим проектом является лишь тот проект, который был (своевременно) доведен до конца. Германский промышленный стандарт DIN_69901 также определяет проект как начинание, которое «в значительной степени характеризуется уникальностью условий в их совокупности, таких как поставленная цель, временные, финансовые, кадровые и прочие рамки, а также отграничением от других начинаний и обусловленной проектом организационной формой». Признаки проекта: - комплексная, инновационная, уникальная постановка задачи; - отграничение от повседневных производственных процессов; - сформулированная цель; - финансовые и кадровые рамки (планируемые ресурсы); - временные рамки: определенный старт и запланированное время завершения; - междисциплинарное сотрудничество нескольких специалистов или отделов; - собственная организационная форма; - заказчик – внешний или внутренний (внутри предприятия). - надзор контролирующих инстанций.

Что является решающим?

Успех проекта зависит от различных факторов, к которым относятся, помимо прочего, политика предприятия, технические риски, конфликты в команде и внесение заказчиком запоздалых изменений. Но, даже если Вы не можете все заранее учесть, Вы тем не менее можете предотвратить негативный ход событий, потому что многих ошибок можно избежать благодаря развитой чувствительности к рискам, связанным с проектом, и правильной их оценке. По нашему мнению, настоящий проект отличает, прежде всего, пять вещей, и именно их Вы не должны упускать из виду, решая свои задачи. - Проекты комплексны по своей сути. - Задачи проекта решаются, как правило, командой. - Пути решения часто не вполне очевидны и планируемы заранее. - Проекты лежат за пределами привычной профессиональной деятельности. - Проекты, как правило, затратоемки, при этом результат нередко бывает непредсказуемым.

1. Проекты комплексны по своей сути

На пороге нового тысячелетия рыночную ситуацию определяют открытые рынки, возрастающее давление конкуренции, гибкие структуры и постоянно сокращающиеся жизненные циклы продуктов. Но к условиям, в которых предприятию приходится сегодня решать свои задачи, относятся также повышения роли специализации увеличивающаяся потребность в информации. В этих условиях все более комплексными становятся и сами заказы. Инновационный проект – это вызов. Это становится очевидным, если подумать, например, об инвестициях, необходимых для разработки и выведения на рынок нового продукта, в частности, об инвестициях специализированного знания из самых различных областей. Для предприятия становится все более важным осуществлять свои проекты действенно, эффективно и экономично и доводить их до успешного завершения.

2. Командная работа

Таким образом, работа над проектом объединяет людей из самых различных сфер, квалифицированных в самых различных областях, обладающих высоким запасом ноу-хау, но часто отличающихся друг от друга по образу мышления. Они не только сталкиваются с серьезными профессиональными вопросами, им приходится сотрудничать друг с другом, т.е. проектная работа практически невозможна без работы командной. А последняя работа не сводится просто к правильной организации и распределению задач, все должно «срастись» и на уровне межличностных отношений. Каждый сотрудник должен быть в состоянии вносить в общее дело свою лепту, свои персональные достижения и подчинять целям проекта свои личные задачи, поэтому как руководитель проекта Вы не в последнюю очередь должны осуществлять и психологическое руководство командой. «Проекты терпят неудачу не из-за техники, но из-за людей.» Этими словами Тома де Марко сказано все о том, какое значение для проекта имеет команда.

3. Неясные пути решения.

В начале проекта Вы, конечно, видите перед собой цель – в общем виде. Но это еще не значит, что Вы знаете, с чем конкретно Вам придется столкнуться. Тем не менее в качестве руководящего и ответственного лица Вам необходимо принимать решения по планированию и разрабатывать стратегии по осуществлению проекта. В ходе проекта Вы постоянно будете иметь дело с неизвестными переменными, и Вам нужно будет быстро и гибко реагировать на них; Вы встретитесь с трудностями, которые в начале не могли ни предвидеть, ни оценить. Но именно в междисциплинарном характере командной работы заключен шанс того, что проблемы будут увидены в принципе или оценены под несколько иным углом зрения, т.е. шанс возникновения чего-то нового. Этот эффект можно проиллюстрировать примером: представим себе, что четыре музыканта решили исполнить современную композицию. И спустя несколько репетиций установили, что работать надо даже не над согласованием темпа или звучания инструментов, а над выработкой общей интерпретации произведения.

4. Отказ от профессиональной рутины

Этот пример подтверждает: проект – это особый вызов для каждого его участника. Не случайно проектная работа требует от сотрудников больше усилий и креативности, чем повседневная и привычная профессиональная деятельность. Участники проекта не должны ограничиваться происходящим в их собственной «тарелке». Проект – дело, конечно, очень увлекательное, но требующее постоянной готовности отказаться от обычных, проторенных путей. Так как требования к проекту существенно отличаются от повседневной работы, их следует осуществлять в соответствии с их собственными закономерностями…